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展示会・イベントの事後業務

展示会やイベントが終了しても、まだ終わりではありません。展示会終了後のフォロー活動が重要になります。ここをないがしろにしてしまうと、せっかく足を運んでくれた来場者(=見込み客)を新たな顧客につなげるきっかけを失いかねません。

展示会は、出展すること自体が目的ではありません。チラシを沢山配ることでもありません。営業活動に繋げることが大切です。

展示会終了後のフォローアップを迅速に進めるためにも、展示会出展が決まった時点であらかじめ事後フォローの方法まで決めておきましょう。

ステップ1 :名刺やアンケート回答をデータ化する

展示会終了後に迅速なフォローを行うためには、集めた情報をデータ化する必要があります。まずはいただいた名刺やアンケート回答をデータ化し、営業用資料として活用できるよう整理しましょう。エクセルだけではなく、名刺管理ソフトを利用することで作業効率やスピードがアップします。

ステップ2 :お礼メールの送信

展示会終了後可能であれば当日中に、遅くとも1週間以内には、ブースを訪れたお客様にお礼のメールを送信しましょう。同じ内容を一斉に送るのではなく、お客様とのブースでの個別のやり取りを含めることが重要です。

お礼メールには以下の項目を盛り込みましょう。

ステップ3 :見込顧客の絞り込み

展示会終了後のフォローアップにおいて重要なことは、アンケートや名刺交換などで集めた見込み顧客を、興味の度合いや、優先順位に応じて絞り込み、ターゲットによってアプローチ方法を変えることです。

例えば、将来的な商談の可能性が高く、今すぐ営業をかけることが可能な見込み顧客。展示内容への関心が強く決定権を持っている見込み顧客。こうした見込み顧客に対しては営業担当者を通じて優先的にアプローチすべきです。

ステップ4 :ターゲット別アプローチ

見込み度の高い顧客に対しては、営業担当者を通じて電話や訪問を行い、商談を進めましょう。見込み度が低く、将来的な商談の可能性も低い顧客に対しては、定期的にメール等で情報の配信を行い、継続的なフォローアップを行いましょう。

見込み度の高い顧客は営業を通じたアプローチ

展示会終了後のアフターフォローの目的は、新規顧客を獲得し、商談につなげることです。そのため、決定権があり購入意欲が高いリードや、決定権はないが商品への関心があるリードのように、見込み度の高い顧客に対しては、営業担当者を通じて、展示会終了後すぐに電話や訪問を行いましょう。

展示会終了後から時間が経てば経つほど、来場者の商品への興味関心は薄れてしまします。展示会終了後は、獲得した顧客情報をもとに、最優先でアプローチすべき見込顧客を絞り込みましょう。

見込み度の低い顧客はメールで継続フォロー

将来的な商談の可能性が低く、商品への関心もあまりないリードのように、見込み度の低い顧客に対しては、お礼メールや定期的なメルマガの配信を行いましょう。

注意すべき点は、こうした見込み度の低い顧客の多くが、情報収集を目的に展示会に参加するため、商談を匂わすような販促メールを嫌がります。そのため、将来的な商談の可能性の低い見込み客に対しては、お礼メールやメルマガのみを送り、あまり積極的な販促メールを送らないように気を付けましょう。

  見込
顧客1
見込
顧客2
見込
顧客3
見込
顧客4
ターゲットの特徴
商談の可能性 非常に
高い
高い 低い なし
決定権 あり なし あり なし
購入意欲 高い 関心
あり
低い なし
アプローチ方法
訪問      
電話    
お礼メール
資料送付    
メルマガ配信    
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