展示会出展とは違い、自社で、セミナーや商品発表会などを行う場合は、会場自体を自分たちで借りる必要があります。 ここではどのような基準で会場を選べば良いのか、そのポイントをいくつかご紹介します。
イベント会場を選ぶ際には、交通の便が良く、最寄り駅から近い場所にしましょう。
イベント会場が分かりにくい場所にある場合、各ポイントに案内スタッフや看板を置き、来場者を会場まで誘導するなどの配慮が必要になります。
イベント会場を借りる際は、想定している来場者の数と、会場の広さ・収容可能人数が合っているか確認しましょう。来場者の数に対して会場が広すぎる場合、寂しく賑わっていないという印象を来場者に与えてしまいます。
反対に来場者の数に対して会場が狭すぎる場合、来場者に圧迫感や不快感を与えてしまい、その結果イベントに対するマイナス評価につながる恐れがあります。
空調設備やプロジェクター、椅子やテーブルといったイベントに必要な機材や備品等を使用することができるのか事前に確認しましょう。プロジェクターを使う場合、会場の広ささに対してスクリーンの大きさが適切かどうか、そして会場の照明や音響も事前にチェックする必要があります。
またこうした機材や備品が会場使用料金に含まれているのかなど費用についても問い合わせる必要があります。イベントの規模や来場者が決まったら、実際に会場候補地を下見することをオススメします。
会場の使用料金や、機材備品のレンタル料金、またキャンセル料についても事前に確認しておきましょう。
通常会場費は、時期や曜日、時間帯によって変わるため、業者に問い合わせて確認する必要があります。
イベント会場の電波状況や、Wi-Fiなどのネット環境を確認しましょう。来場者が多い場合、同時に複数台接続できるのかなども確認する必要があります。
持ち込む機材や備品、パネルなどの搬入経路や搬入口の大きさを事前に確認しておきましょう。大きな機材や装飾品を会場に持ち込む場合、搬入口から入るのかどうか、エレベーターのサイズや重量も確認する必要があります。
意外と盲点になりがちなトイレですが、来場者に対してトイレの数が適切か、そしてトイレの設備は整っているかなど事前に下見を行い確認しましょう。
小さな会場だと障害者用のトイレがなかったり、男女兼用の場合もあるため事前の確認が必要です。
会場内にスタッフが荷物を置いたり、着替えや休憩を行うためのスペースがあるかどうか確認しましょう。
