来場者へのフォローと実施記録作成が中心になります。
来場者へのフォローは、お礼のメールだけで済ます場合もありますが、アンケートなどで了解が取れていれば商品情報を送信するメーリングリストに登録します。
また効果測定と次回出展に向けた参考資料として、できるだけ細かい記録を残しておくことが大切です。
来場者の中でも、名刺交換をして具体的な商品の導入等について話ができている場合は、早速お礼とともに、実際に導入してもらうための交渉を始めましょう。
展示会出展の効果測定は、各社の出展の目的にもよりますが、来場者と交渉に至ったか、商品を購入してもらえたかなど、イベント終了後の対応まで含まれます。展示会終了後は、迅速な対応が鍵になります。
展示会出展が無事終わって、ほっとする気持ちも分かりますが、来場者にとってはこれからが商品購入やサービス導入の検討段階です。気を抜かず、しっかりフォローを行いましょう。
展示商品に興味を持ってもらえなかった場合にも、将来別の商品の顧客になる可能性はあるわけですから、相手がどんなことに興味を持っていたかを思い出しながら、意見を頂戴したお礼と今後の商品開発計画などについて書き添えてもよいでしょう。
興味を持ってもらえた来場者にはお礼と、より詳しい商品資料などがあれば送付したり、訪問のアポを取ってみてもよいでしょう。
また展示会への招待状を送ったが、都合が悪く、足を運んでもらうことができなかった取引先の方にも、展示会出展が無事に終了したことの報告を行うことで、参加できなかった相手のマイナス意識をなくし、今後の取引へのきっかけにもなります。
来場者の氏名、連絡先など個人情報は、使用目的を明示して収集する必要があります。
ですから、本人に了解を得た目的以外のことには使わないよう、会社の責任で管理する必要があります。
一般的には、個人情報はデータにして保存し、来場者の了解を得た上で、商品情報などの情報を送るといった目的で使用されますが、来場後、コンタクトを取らないのであれば、いただいた名刺やアンケートなどは処分しておきましょう。
どのような目的で収集するかはともかく、個人情報ですので、事前に管理部門などに処理方法を相談し、速やかに処理することが大切です。
出展の前後には、展示会で企業や製品を知って興味を持った来場者からのアクセスが増えます。
開催日以降は展示内容を振り返り、補完できるような内容のページが用意できればベストです。
例えば当日行われたプレゼンテーションやセミナーの内容や紹介しきれなかった事例などを掲載してもよいでしょう。製品に関する資料のPDFをダウンロードできるようにしておけば、お客様が社内で導入を検討する場合にも活用いただくことができ便利です。
展示会後にホームページを訪れてくれた方は、特に見込みが高いお客様なので、取りこぼしがないよう工夫が必要。
イベント会社では、様々なノウハウがありますので、自社にあった方法を提案してもらうとよいでしょう。
展示品や来場者数、出展にかかった費用や内訳の記録だけでなく、スケジュール表や制作物のサンプル、人員配置など運営の参考になるような記録もとっておきましょう。
基本的な報告書の内容としては、下記になります。
次回すぐに展示会出展の予定がなくても、そうした記録がノウハウの蓄積にも役立つはずです。
