まず実施目的を明確にしましょう。
目的さえはっきりすれば、規模や内容も考えやすくなりますし、イベント会社にも相談しやすくなります。
その上で予算や時期、開催地などの条件を考え合わせて大きな枠組みを検討すればよいでしょう。
逆に目的がずれてくるとあちこちで修正が必要になり、時間にも費用にも無駄が発生することになってしまいます。
またどの程度の業務を外注にするのかによっても、依頼先が異なります。総合的に手配を依頼するなら総合イベント企画会社、一部の業務のみを依頼するなら、その専門会社（たとえばレンタル業者、司会やスタッフを手配する人材派遣会社、ブース設営会社、印刷業者、パフォーマーやショー会社など）になります。
自社会場でない場合には、「交通の利便性」、「展示内容」、「予定来場者数」、「予算」などを条件に選びますが、数多い候補の中から最適の会場を選び出すのはかなり大変な作業です。
現実には条件を提示して業者に会場探しを依頼したほうが確実ですし、個別に予約するより有利な条件で契約できることもあります。
自社で会場を探す場合は、まずは「セミナー形式」「展示会形式」「屋外」などの利用形式を決定し、交通の便を考えて探しましょう。
ただしいくら会場の費用を抑えたいからといって、駅から遠い場所にすると、来場者の足も遠のいてしまいます。
会場が駅から遠い場合は、貸切バスを借りるなどして、来場者のピストン送迎をすることも検討する必要がありますので、何に費用をかけるかよく計画を立てて進めましょう。
総合的に手配を行っている総合イベント会社は、イベント・展示会にかかわることなら基本的に何でも相談・依頼することができます。
企画から集客、事務局機能の代行、印刷物やサインの制作、パフォーマーの手配、運営スタッフ手配、会場設営・撤去、事後のアンケートの集計など、展示会への出展はもちろん、社内イベントの企画・運営も対応できます。
専門的な知識や技術、経験がありますので、不安に思うことはどんなことでも相談してみる価値はあるはずです。イベント会社によっては、多少得意不得意がありますので、具体的なイベント開催の目的などを伝えて、提案をしてもらいましょう。
「ブース設営.com」なら一括で複数のイベント会社に問合せが可能です。よく比較をして、自社にあったイベント会社を選びましょう。
集客対象によって異なりますが、一般向けならば広告の内容とともに種々の広告媒体も検討する必要があります。
インターネット広告や、ダイレクトメール、チラシ、業界専門誌、地域専門誌など、集客したい対象によっても、様々な方法があり、広告を掲載する媒体に応じて、効果的な文章の書き方などもあります。
特にインターネット広告やソーシャルメディアなどでで集客を検討している場合、特別なノウハウが必要なので、効率的に告知するためにはやはり広告代理店やイベント会社などプロの手を借りたほうがよいでしょう。
せっかくイベントを開催したのに、集客がうまくいかなかったということがないよう、イベント企画段階でしっかり集客方法についても、話し合い、効率的に作業を進めていきましょう。
大きな人の流れを意識して配置を考えます。
入り口付近は最も多くの来場者が行き来しますので、足を止めさせるような展示は向きません。
そのため、入り口付近に展示物を置く場合は、短時間で理解できるシンプルなものが向いています。もし目を引くものをおきたい場合は、スムーズに奥へ誘導するような工夫があるとよいでしょう。
逆に、順路の後半は来場者も分散するので、例えば個別の商品展示や、しっかり時間をとって話ができる商談ブースにする場合が多いようです。
そもそものイベントの目的を達成するための工夫はもちろん、会場の条件や来場者数に合わせて導線を考え、効率的なレイアウトを見つけましょう。
式典や懇親会も企業のイメージ醸成に深くかかわります。
音響や照明、ステージでの演出など、プログラム内容はもちろん、運営にも細心の注意を払いましょう。
まずイベントの目的をはっきりさせ、どんなメッセージやイメージを招待客に与えたいかを中心に構成を考えます。
派手な演出が効果的なのか、サプライズなプログラムで盛り上がるのか、参加型のイベントでモチベーションをあげるのかなど、目的に応じて様々です。
大人数の場合やアトラクションなどの要素を含む場合には、専門業者に相談したほうがよい場合もあります。
企画はもちろん、様々な手配も請け負ってくれるイベント会社を活用してみるのもよいでしょう。
作るものが決まっているときは、デザイナーや印刷業者に相談することが一般的です。
ただし、イベント告知や集客のため制作物を作成したい場合や、会場内の装飾等まで含めて手配したいということなら、イベント会社にディレクションから制作までを依頼すると効率的です。
専門的な知識と経験で、様々な提案を行ってくれますので、初めてでどんなものを作成するのがよいか分からない新人の広報担当はもちろん、何か今までとは違うイベントを開催したいというベテラン担当まで、有効に活用することができます。
旅行代理業を兼業している会社もあり、多くのイベント会社で対応してくれます。
特にイベント会場が駅から遠い場合、貸切バスでピストン送迎するなど多くの場面で活用することができます。
展示会場と宿泊施設を同時に依頼することで、会場へのアクセスなど来場者の便宜を図ることができる場合もあります。
また連日開催される大きなイベントの場合、周辺のホテル等の予約が埋まってしまうこともありますので、特別なお客様の宿泊先手配を行っておく必要がありますので、事前によく計画を立て、イベント会社に相談しておきましょう。
「目的をはっきり、質問は少なく」が原則です。
展示品への反応が知りたいのか、今後の開発に生かしたいのか、次回のイベントへのヒントにしたいのかなど、アンケートの目的をはっきりさせて質問数を絞っていくことが必要です。
また回答に手間がかかりそうなアンケートだと、回答率が下がりますので、チェックボックスにして簡単に回答できるよう工夫したりするなど、より多くの方にアンケートを記入してもらうような書式等にするとよいでしょう。
また記名では答えにくいこともありますので、記名式にするかどうかも考えて作ります。
イベント会社に手配を頼めば、企画から準備、当日の運営、アフターフォローまで、イベントの準備と日常業務を合わせてこなさないといけない社員にとっては、心強いパートナーです。さらにイベント会社を利用するメリットは、様々な業務を代行して間違いなく準備・運営してくれるというだけではありません。
社内の企画はマンネリ化しやすく参加者も義務感から参加するようになってしまいがちですが、プロの知恵を借りれば、社内の活性化や関係者同士の交流を深める工夫を加えることもできます。
初めてイベント開催に関わる新人も、今まで似たような内容のイベントばかりのため目新しい企画がほしいベテラン担当まで、今後のイベント企画の際に役立つ情報なども教えてもらうことができるかもしれません。
