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新人広報ななこの出展レポート~初めての展示会~

新人広報ななこの出展レポート~初めての展示会~

ある日の昼下がり、上司に呼ばれ、展示会出展の担当者に任命された!
初めての経験、何から準備して良いのやら、右も左もわからない……。


ななこブライダル関連会社で、マーケティング部に配属になったばっかりの新人広報。
持ち前の体力で、難局を切り抜けるぞっ!

事前準備

展示会の情報確認

出展する展示会を確認。
出展社向けの資料を取り寄せる。
来場者の属性や、昨年の実績等を確認。
うーん、予算がよく分からない。

【何はともあれイベント会社】

会社として、特定のイベント会社とのつきあいがないということなので、まず、相談相手探し。イベント会社を検索!
「ブース設営.com」という便利サイトで、イベント/展示会の出展サポート会社を探して、良さそうな3社へ相談を投げてみる。

3社のイベント会社のディレクターの方と、打合せ。
その会社さんの実績や、コミュニケーションができそうか、デザインセンスの感覚が一緒か、そのあたりを気にしつつ、打合せをしてみる。会社の規模は大きく無いけど、M子さんのセンスがよさそう。

企画が命

出展内容を、社内でも企画をブレストしつつ、イベント会社とも何回かやりとりをしながら、イメージを固めていく。

えーん、上司に、企画書を何遍も突き返される、どうしたらいいの(泣)

  • その企画の何が、面白いのか?
  • どういう効果が期待できるのか?
  • 目標数値をどう設定し、評価するのか?

厳しい指摘がビシバシorz

稟議

大まかな方向性を決め、各社のざっくりとした費用感が出揃った。
安いわけではなかったけど、一番親身に相談に乗ってくれたM子さんの会社に依頼することにする。M子さんの助けを借りて、企画書をまとめ、予算と併せて稟議に回す。

苦節、3ヶ月、つっいに、稟議が通った!M子さんの会社よりも、安い費用感の会社さんはどうなのかという話しも出たけど、提案内容が良いということで、上司もOKしてくれた。やっほーい!

ななこがズケズケ聞いてみた

ななこ企画出しをする時に、上司とかいない方がやりやすくないですか?

イベント会社ディレクターM子最初の企画だしの段階で、余り、前例がどうとか、他社さんがどうとか言わない方が良いです。一回、予算とかもとっぱらって自由に発想することをオススメします。その際に、上司の方がいないほうが良いかもしれません。「前例、予算、上司の顔色」この3つが、ブレストの大敵です。もちろん、そもそもの出展目的が共有できていることは前提です。

ななこ今回、稟議にも必要なので、3社のイベント会社の方に相談を持ちかけました。ぶっちゃけ、見積りに対して、どのくらい値切り交渉していいものですか?

イベント会社ディレクターM子価格は重要だと思いますが、その見積りの中にどこからどこまでが含まれているのか、途中の融通が利くのかを見極めるのは大切です。例えば良くあるのですが、全体の管理を行うディレクション業務は結構な作業量になるのですが、そこを余り値切られるとイベント会社側のモチベーションは、正直下がります。不明点は、どんどんつっこんで頂いた方がありがたいのですが、人間の稼働が本当に必要な部分は、悪戯に値切らないで欲しいというのが本心ですね。

ブース設営・装飾のことなら、まずは専門の設営会社に依頼するのが、一番の早道。今までの経験をもとに、的確なアドバイスをしてもらえるでしょう。
複数の会社から提案してもらえば、最適なものを選ぶことができます。
まずは、一括見積りで問合わせ!

ブース設営

未だ何も無い状態。
これから、各出展者毎の仕切りが作られる。

間仕切りパネルと、最低限のカーペットは、主催者側で用意している。

荷物を搬入。通常、開催日の前日や前々日にブースの造作工事日が設けられています。

※荷物の搬入には、事前に事務局に届け出をして、車両証を入手しておきます。大型の荷物の場合は、ブースの位置まで直接に車を入れてしまうことも可能ですが、他の出展社とぶつかる可能性がありますので、予め確認しておきましょう。

作業台を組んで、一気に造作作業に入ります。大工さん達が、動いてくれるので、邪魔にならないように、隅でおとなしくしています。

壁紙、ライト、装飾がみるみる出来上がっていきます。

大工さんの作業が終わったら、配布資料等をセットアップします。

当日

朝の出だしは、悪かったので余裕持ってたけど、お昼を過ぎると満員御礼状態に。あたふたあたふた。

来場者と、スタッフの動線を上手く設計して、ロープレをしておかないと、非効率な滞留が起きて、お客さんを逃すことになりかねないと実感。

嬉しいことに思ったよりも来場者が多く、配布物が足りない!
急遽、パッケージングをその場でする羽目に。。。。

ブースの一角に、ストックヤードを創っておいたのが功を奏した! 最初、無駄なスペースいらないかな、と思っていたけど、イベント会社さんのアドバイスで、ストックスペースを設けておいて助かりました。

終了のアナウンスがされると、来場者が一気に帰っていきます。
少し、寂しい。。。

撤収

さあ、気を抜かずに後片付け。

会場によって、ゴミの捨て方、分別の仕方が異なりますので、事前に確認しておきましょう。
後片付けに必要のない社員や、派遣で来てもらっていたスタッフなどは、帰宅してもらいました。

速やかに撤収作業に取りかかります。大工さんの人件費もありますので、迅速な作業が求められます。

実は、予め撤去しやすい設計にしておくというのが、イベント会社さんの腕の見せ所だそうです。

みるみると、撤去されていきます。
ものの20~30分でバラバラに。なんかあっけない。

主催者が用意した、パネルとカーペット以外は全て撤去します。
造作物は、大工さん(イベント会社側)で搬出&処分してくれました。処分についても、事前に確認しておきましょうね。

アフターフォロー

メールフォロー

イベント翌日、ブース訪問者にフォローのメールを送る。

個人情報に関するコンプライアンスのルールがあるので、ルールにそってメルアドの処理と、メール配信作業は、運営担当にお願いしました。

メールの開封率を上げるために、メール件名を結構工夫しました。メール本文も展示内容を踏まえた、サプライズ企画を入れ込み、高いクリック率を達成!

報告書の作成

苦手な報告書を、涙目になりながら作成。

資料配付数などの目標数値を、クリアーしいていたので、ほめられちゃった。
やったー。大変だったけど、段取りの仕方など、凄く勉強になった。

ななこがズケズケ聞いてみた

ななこ無事、終わりましたが、正直、結構大変でした。M子さんがいなかったら、どうなっていたことやら。やはり、良いパートナーさんを見つけるのが肝だった気がします。

イベント会社さんに聞くのもアレですが、イベント会社さんを選ぶ時に、どういう所に気をつければ良いですか?

イベント会社ディレクターM子分かり易いのは、実績や、クライアントの業界に対する知識ですね。直接には専門用語が必要なわけではありませんが、例えばクライアントとの打合せで、医療系の用語が飛び交った時に、専門用語が分かっていると話しが早いということはあります。専門性のある商品の場合、商品特性を理解できた方が見せ方の提案とかもしやすいですね。

ただ、業界知識や、過去に造作したブースの格好良さだけでは、決めて頂きたくはありません。フフォローまで含めた、展示会の全体設計の中で、どう関わって行くのかをしっかりと見極めて頂きたいです。痒い所に手が届くサービスかどうかで、クライアント側の稼働(隠れたコスト)は大きく変わってきます。

ななこさんもそうだったように、ご担当者は展示会やイベント業務を頻繁にしているわけではありません。細部を詰めずに、安易に自分達でやればいいやと進めてしまうと、元々の日常業務を圧迫し、〆切り間近になってどうしようもなくなり、周りの人に助けてもらう(コスト)というようなこともまま見受けます。

どこまでをイベント会社側に任し、どこまでを自分達でやるのか、バランスを見ながら上手くパートナーを組めそうな所を、選んで頂ければと思います。

ななこほんと、今回はM子さんの所に、依頼して良かったです。ありがとうございました。

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