一般的な全体スケジュールは以下の通りです。細かい時間は、展示会によって異なりますが、大きな流れは、だいたいどの展示会でも同じ感じになります。
| 前々日 | 前日 | 開催日 | 最終日 | |
|---|---|---|---|---|
| 8:00 | 小間装飾工事・ 大型什器搬入 |
出展品の搬入・ ディスプレイ |
出店社準備 | 出店社準備 |
| 10:00 | 一般開館 | 一般開館 | ||
| 17:00 | 一般閉館 | |||
| 18:00 | 一般閉館 | 搬出・撤去作業 | ||
| 19:00 | 出店社退出 | |||
| 20:00 | 延長する場合は申請 | |||
| 22:00 | 延長する場合は申請 | |||
| 23:00 |
当日のスタッフの運営体制は、事前に運営マニュアルを作成し、イベントに関する全体的な流れと内容をスタッフと共有しましょう。イベント開催期間中は、休憩時間を入れたシフトを組み、スタッフの体調管理もしっかりと行いましょう。
事前に作成した運営マニュアルをもとに、スタッフと最終確認を行いましょう。来場者をどのように誘導し、受付を行うのか、スタッフの役割分担も確認しておきましょう。
また不測の事態が起こった場合に、誰に報告し、誰が対応するのかについても確認しておく必要があります。
ブース内の機材がしっかりと機能するか最終確認を行いましょう。プロジェクターやパソコンの電源がつかないといったトラブルは良く起こります。また来場者に配る配布物や、ノベルティの数が合っているか、保管場所も含めて事前に確認をしておきましょう。
来場者の誘導から受付、ブース内での商談やアンケートの実施、終了後の対応など、展示会当日の一連の流れをスタッフとリハーサルしましょう。
入口から自分たちのブースまで実際に歩き、展示会会場を来場者がどのように移動するのか確認しておきましょう。
また来場者からトイレや休憩所の場所を尋ねられた際にしっかりと答えられるように、会場内施設の把握も必要です。
原状回復が原則となるため、主催者側がデフォルトで用意する間仕切りとカーペット以外は、全て自分たちで片付ける必要があります。
持ち込んだものは、原則、全て持ち帰ります。ゴミが出る場合は、処分方法を予め確認しておきましょう。ゴミ袋に入れてブースにまとめておくと、主催社側でまとめて処分をしてくれる場合もあります。造作に利用した大きなパネルなどの廃棄物は、イベント会社側に処分してもらいます。
