現地の運営スタッフ各自の役割分担をしっかり決めておき、開催期間中はスタッフ全員を揃えてミーティングを行って情報や目標を供給しましょう。来場者とのスムーズなコミュニケーションのために、通訳も手配しておきましょう。通訳にもあらかじめ自社情報や商品スペックを把握しておいてもらう事も大切です。
海外の展示会や見本市には決裁権限を持ったバイヤーが多く訪れます。彼らは具体的な商談を行うために来ているので、その場で正式な発注があることも珍しくありません。この展開の速さは日本ではあまり見られない光景なので、初めて海外出展した際にはかなり戸惑うかもしれませ。しかし会場が商談に直結しているというのは大きなチャンスです。
自社ブースのスタッフは詳細な商品スペックはもちろん、商品の在庫状況やロット単位、決済条件なども正確に把握しておき、貴重な商機を逃さないようにしましょう。
展示会が終了したら、撤収作業に入ります。展示品の処分方法は、日本への輸送／廃棄／寄贈／売却などいくつかありますので、事前によく検討し、最適な方法を決めておきましょう。また、処分作業を専門業者に依頼する際は必ず自社のスタッフが立ち会い、盗難・紛失・破損といったトラブルが起こらないよう気を付けましょう。
ブースを訪れてくれた来訪者へのフォローアップを行います。展示会場では商談が成立しなかった場合でも、その後のフォロー次第ではあらたな顧客を創出することも可能になります。
まず名刺を交換したりカタログを渡した来場者の中で、特に好感触だった見込み客には優先してフォローアップを行います。帰国後なるべく早く（できれば一週間以内）にメールを送り、来場のお礼とあわせてより詳しい資料やデータを案内するなどして積極的にコンタクトを取りましょう。
スピーディで親身な対応は、ビジネスシーンで信頼関係を築くための基本ですから、疎かにしないようにしたいものです。
情報を提供するだけでなく、有望なビジネスパートナーや見込み客となりそうな会社の情報はしっかり把握しておきましょう。互いの素性が分かりにくいという海外の会社特有の事情もありますから、相手の会社の経営状態、財務の健全性、事業の将来性などを調べることはとても大切です。より詳しい情報を知りたい際は、信用調査会社などに依頼するのもひとつの手です。
