ブースの申込みには、
があります。
1.のケースでは、展示台や商談用テーブルセットなど、最低限必要なツールがまとめられています。初の海外展示会で一から備品を手配するのはなかなか大変なので、このセットを活用するのも手です。パッケージの他に必要なものを適宜追加するだけで、ある程度の展示レベルに達することも可能です。
2.のケースでは、実際に備品を調達し設営を行う会社を現地で手配する必要があります。通常は主催者側が指定した会社から選ぶことになります。自分たちで探すことも可能ですが、指定以外の会社を起用する場合、別途料金がかかることがあるので注意しましょう。
日本での準備期間中にやっておくべき大切な作業です。海外の展示会や見本市に訪れるバイヤーたちの多くは、あらかじめインターネットなどで情報収集し、訪れるブースを決めているといわれています。サイトはこまめに更新して最新の情報が常に見られるようにしておき、バイヤーの事前リサーチに活用してもらいましょう。
まずは正確な翻訳を載せた英語サイトを用意しましょう。その上で、展示会開催国が英語圏以外ならその言語に対応したサイトを用意できればより良い対応といえます。
多数のメディアで紹介された時の注目度はかなりのもの。ごく限られた手間とコストで、時には広告よりも優れた集客力を発揮することもありますので、プレス関連資料の準備も忘れずに進めます。
展示品の特徴やスペックを明記したリリース用原稿と画像資料的確な内容の資料をコンパクトにまとめて用意すれば、現地の新聞や雑誌といったメディアに掲載されやすくなります。
プレス資料は展示会場内のプレスルームに用意してもいいですが、主催者側に問い合わせれば現地の主要メディアを教えてくれることもありますので、あらかじめいくつかのメディアに資料を送るのも効果的です。
社名、展示品、連絡先などの基本情報を載せることができます。この掲載料金は出展料の中に含まれていることが殆どです。パンフレットの内容が展示会オフィシャルサイトに載ることもありますので、自社の記載内容に間違いがないかをきちんと確認しておきます。
招待メールでの案内でもよいですが、特に大切な相手に対しては展示会場の入場券を同封したダイレクトメールを送るのもおすすめです。海外の展示会や見本市は入場が有料なことも珍しくないので、この方法はかなり有効といえます。
見込み客に配布するカタログなども、英語あるいは開催国言語に対応したものを用意します。プライスリストまで開示する必要はありませんが、展示品の特徴やコンセプトが明確に伝わる内容にしましょう。また、英語や現地語に対応した名刺の準備もぬかりなく。電話やファクスの番号には国番号も明記します。
