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事前準備についてのQ&A

どんなときに合同イベント・展示会に出展すべきでしょうか?

合同イベント/展示会では、そのテーマに関心は強くともあなたの会社の製品やサービスに関心を持っていなかった潜在的な見込み客に出会える可能性があります。

また来場者から商品に対する直接の反応を得ることができますから、これもその後の開発や販促活動に大きなヒントになることでしょう。

自社製品やサービスに関連する業界や、製品が出展しているイベント/展示会であれば、出展するメリットは高いといえます。

まずは、自社で取り扱っている製品やサービスに関連するイベント/展示会を探してみましょう。

イベント/展示会によっては、前回の開催内容や、来場者情報などが掲載されていることもありますので、どういった製品が出展されているのか、来場者の業種など、よくチェックして参考にしてみるのもよいでしょう。

また出展する目的や、期待する効果をしっかり決めて、出展をするかどうか検討しましょう。

イベント・展示会の出展にはどういう費用がかかるでしょうか?

どんな展示をするかで違いはありますが、場所(ブース)を確保するための出展料金、当日の展示物や配布物を制作するための制作費、運営の外部スタッフを利用するときにはスタッフ費用が発生します。

出展費用としては、出展料、チラシ等の営業資料制作・印刷費用、人件費、ブースの装飾費、電気代、ノベルティ制作費用、備品のレンタル費用などがあります。またブースの装飾費用といっても、どの程度の装飾をするかなどで費用も異なってきます。

予算と、期待できる売上、また出展の目的に応じて、適切な費用での出展を行いましょう。

大ざっぱなイメージだけでもイベント会社で見積もりを作ってくれますので、それを目安にするとよいでしょう。

出展までのスケジュールはどのように立てればよいでしょう?

出展スケジュールを決める際は、出展準備に必要な時間を「企画決定」「発表準備」「制作物」に分けるとわかりやすいでしょう。

それぞれの進捗は相互に影響しあいますから、全体のスケジュールを全員で共有できるような工夫も必要です。

また展示会出展の場合、主催者側から指示される、出展のための提出書類締切などもありますので、よく確認してスケジュールの調整を行うことが重要です。

出展者募集は、開催日程の数ヶ月前には締め切られることが多いので、気づいたら、締切日を過ぎていたということがないよう、出展するかどうかを検討する段階から、ポイントとなる日程はしっかりスケジュールに落とし込んで、よくチェックしておくようにしましょう。

イベント会社はどんなことをしてくれるのでしょうか?

イベント会社は、イベント・展示会にかかわるすべての悩みに対応してくれる会社です。

イベント会社の業務内容

展示会の選択から企画・運営まで総合的に行う会社、スタッフ派遣が強い会社、ブースの装飾や会場設営に強い会社、などさまざまな強みがありますから、気になる会社をいくつかピックアップして、費用や企画内容の比較をしてみるといいでしょう。

ノベルティ(記念品)にはどんなものがよいでしょう?

ノベルティといっても、多種多様な種類がありますが、一般的には「実用的」「コンパクト」「その企業らしい」というのがノベルティに求められる要素でしょう。

ただし、普段使えるようなものにした場合、他社と似たようなものになりやすいので注意も必要。

もちろん予算との兼ね合いになりますが、時期ごとに流行もあるので専門の業者に相談してみるのも手です。
予算がないからといって、安くすませてしまうと、どうしてもクオリティが低くなってしまうことがあるので気をつけたい点になります。

また自社自体をPRしたくて出展するのか、新製品をPRしたくて出展するのか、女性向けなのかなどによっても、適切なノベルティが変わってくることもありますので、まずはどのようなノベルティがあるのか調べるところから専門会社に聞いてみるのもよいでしょう。

プレゼンテーションはプロに依頼したほうがよいでしょうか?

伝える内容によります。

大人数に対してひと通りの商品紹介するときやセミナーの司会進行などは、声が通りメリハリの利いた話し方のできるプロフェッショナルのほうが向いている場合があります。

しかしビジネスイベントなどでは、プレゼンターの印象よりも話の内容が大切ですから、具体的な製品の特徴などが説明できる社内の人間のほうが向いているといえます。

ただ一定のプレゼンテーションスキルは必要になります。

またその場でのプレゼンテーションも大切ですが、展示会後にアプローチできるよう名刺交換やアンケートで参加者の情報を収集することも重要になります。一人ひとりのプレゼンテーションに時間をかけてばかりでは、名刺交換できなかった参加者がでてきたりと、効率が悪くなってしまうことも。

出展の目的を考えて、どの程度の製品説明等のプレゼンテーションを行うかを検討していきましょう。

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