主催者から指示されたルールを守ることは当然ですが、来場者は見込み客ですから、まずは悪い印象を与えないように気を付けなくてはいけません。
特にアルバイトのスタッフを依頼している場合は、仕事内容はもちろん、お客様への対応についてもしっかり指導するよう心がけましょう。
またブースにはいつ来客があってもよいように、人員のシフトをはっきりと周知しておく必要もあります。想定されることについては、どのように対応するか検討した上で、役割分担を決めておいたり、対応マニュアルを作成しスタッフに共有しておくと安心です。
社内の人数を割けないときには運営自体をイベント会社に代行してもらうこともできます。費用がかかることでもありますので、企画段階から相談し、見積りを出してもらうとよいでしょう。
「この場合にはこうする」ということが明確に書かれている必要があります。
各自の判断に任せる部分が多いと混乱の原因にもなりかねません。
様々な事態を想定して、できるだけ細かい部分まで決めておき、事前の読み合わせなどで疑問をつぶしておくとよいでしょう。
主催者側から指示されているルールもあるので、必要な内容については、自社のマニュアルにも組み込んでおきます。
また当日までには、基本的な内容はスタッフの頭に入れておくことが大切です。当日、何か起こってからマニュアルを開くようでは対応が遅いです。特にお客様への対応については、今後の取引にも関わりますので注意が必要です。
指示を明確にすることが基本です。
社員なら判断できることも外部の人間には判断できません。
また気持ちよく仕事をしてもらために、休憩時間や作業の分担などもできる範囲で配慮しましょう。
アルバイトでも、ある程度慣れているベテランアルバイトから、初めて働くという新人アルバイトまでいますので、打ち合わせ中も当日も、しっかりフォローすることが大切です。
特に展示会の来場者は企業の担当の方が多いので、いつも見られているということを意識して働いてもらいましょう。
同じ業者をリピートして使うと相性の良いスタッフを派遣してくれるというメリットもあります。
来場者はあちこちのブースで資料をもらいますから、一般的にボリュームのあるものは歓迎されません。
会社情報、商品情報などをコンパクトにまとめたものと、希望者だけにわたす詳細な資料とを分けて用意することもあります。出展商品が複数ある場合は、それぞれ資料を分け、興味のあるものだけを手にとってもらうのも、よいでしょう。
また会場で説明しきれなかった部分はホームページや郵送資料などで補足してもらうといった工夫も必要です。
資料の内容としては、会社情報、商品情報、活用事例やデータなどが一般的です。また今後取引がスムーズになるよう、問い合わせ先等は目立つ箇所にきちんと記載しておきましょう。
商品のデモンストレーションやプレゼンテーションの時間を入り口に掲示しておくと、その時間に人が集まりやすくなります。
またニュース性のある情報を優先して入り口付近に展示することが有効な場合もあります。
ブースの位置によっても、自社ブースの前を通る来場者数が変わってきますので、人通りの多い出入り口付近のブース、もしくはメインの通路のブースにすれば、より多くの来場者の目に留まります。ただし、人が多いため、一人にかける対応時間が長く取れないことがデメリット。じっくり話を聞いてもらいたいなら、多少奥のブースで、人を集める工夫をしたほうがよいかもしれません。
いろいろなノウハウがありますから、イベント会社などに相談してみましょう。
必要な情報を提供するのは当然ですが、説明担当者には相手の疑問をちゃんと受け止め、わかりやすく的確に説明できる人を配置する必要があります。
初めて接する客ならば、説明者の印象がひいては企業イメージにもつながってしまうからです。
また来場者によっては、その企業を目当てに来たので、詳細の説明を受け、交渉まで行いたいと思っている場合や、情報収集に来たので、とりあえず資料をもらいたいという場合もあります。
各来場者がどのような目的で展示会に来場し、自社のブースに足を運んでくれたのか、どのような問題を抱えているのかまで、ヒアリングして自社製品を解決策として提案できるとベストです。
