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展示会当日の運営と終了後のフロー

展示会イベント当日の運営を滞りなく進行するため、事前に運用マニュアルを用意し、シミュレーションを綿密に行っておきましょう。

どんなに入念に準備していても、当日は予期せぬ事態が起こることも珍しくありません。アクシデントも想定したマニュアルがあると、万一の時でも各スタッフが落ち着いて行動できるはずです。

ここでは展示会当日の運営のポイントについていくつかご紹介します。

展示会当日の役割分担

展示会イベント当日は、あらかじめメンバーの役割分担をしておきましょう。商品を説明する人、アンケートを実施する人、プレゼンテーションを進行する人といったように、スタッフの特性に応じた役割を割り振ります。

シフトを組む際は、休憩時間もしっかり考慮し、特定の人に負担が偏らないように注意しましょう。

またブース内が無人にならない配慮も必要です。ブース内にスタッフがいないと、わざわざ足を運んだ来場者に空振りをさせてしまうことになり、せっかくの商機を逃してしまうことにもなりかねません。

展示ブースでは、来場者へ積極的に声かけ

ブースを設置しただけでは人は集まりません。展示会当日は、しっかりと来場者に声をかけ、自社ブースへの来場を促しましょう。ブース内から呼び込むだけではなく、積極的に通路に出てチラシを配りながらブースをアピールする必要があります。

展示会当日は、来場者だけではなく、各ブースの運営スタッフも数多く参加するため、来場者からの注目を集めるためにも、スタッフ一同おそろいのユニフォームを着るなどの工夫も大切です。

呼び込むキーワードを明確にする

来場者に声かけを行うときや、チラシを配る際には、来場者の興味をひく「キーワード」を活用しましょう。

たとえば、「○○でお困りの方必見です!」「○○についてのご提案を行っています」「この商品は○○ができます」というように、来場者にアピールしたい特定のキーワードを盛り込みながら声掛けを行うことで、効果的に来場者の関心を引くことができます

自社の展示ブースに誘導

声をかけるだけではなく、ブースに興味を持っていただいた来場者をしっかりとブースに誘導することが大切です。

ブースに誘導する際には、スタッフ全員笑顔で出迎え、用意していたノベルティを手渡しながらブースの展示内容を説明しましょう。

無理やりブースに誘導したり、一方的に展示内容を紹介するのはNGです。来場者とのコミュニケーションを楽しみながら、一緒にお客様のニーズや課題を探りましょう。

名刺交換・アンケートの実施

展示会に出展する大きな目的の一つが、見込み顧客の獲得です。ブースを訪れた来場者と将来的な商談につなげるためには、見込み顧客に合わせたアプローチ方法が必要になります。

こうした見込み顧客の情報を獲得するためにも、ブースに足を訪れたお客様と積極的に名刺交換を行い、アンケートも記入してもらいましょう。

撤収作業

展示会が無事終了したら、速やかに撤収作業に入ります。会場が完全にクローズする時間までに作業を完了します。原状回復が原則ですから、残置物のないよう注意しましょう。

レンタル調達した備品の返却も忘れずに。撤去に伴うごみも持ち帰りが原則ですが、運営サイドによっては一括で処分してくれることもあります。

どちらにしても、事後処理がスムーズに進められるようルールに従って分別しておきましょう。

展示会終了後のアフターフォロー

展示会が無事に終了し、ほっと一息。といいたいところですが、まだ大事な作業が残っています。

ブースへ足を運んでくれた人たちへのアフターフォローに迅速に取り掛かりましょう。展示会終了後に的確なフォローアップをしなければ、せっかくやり遂げた展示会の成果をビジネスチャンスに結び付けることができません。

以下の項目を参考にしながらアフターフォローを行いましょう。まずは展示会で集めた顧客情報をもとに見込み顧客を絞り込みます。そして見込み顧客の興味の度合いや、優先順位に応じて営業のアプローチを変えましょう。

  • 名刺やアンケート回答をデータ化する
  • お礼メールの送信
  • 見込顧客の絞り込み
  • 見込み顧客別アプローチ
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