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ブース設営のよくある質問

準備期間

展示会出展が決まった!まずはどうすればいいですか?

まずは出展の目的(ゴール)をきちんと定めましょう。
「上司の指示だから」「毎年恒例行事だから」ではなく、出展によって自社にどんなメリットがあるのかをよく考えることが大切です。目指すゴールが決まれば、必要なブースの大きさや盛り込むべき項目、それにともなう必要経費などもイメージしやすくなるでしょう。

具体的な企画内容を外部に委託する際にも、打ち合わせがスムーズに進むはずです。
ゴールがきちんと定まっていないと、準備の過程でぶれが生じ、現場の混乱にも繋がります。イベントの成功可否も左右しかねませんので、慎重に検討しましょう。

また、決定した出展目的はメンバー間でもきちんと共有しておきましょう。

最低でもどのくらいの費用が必要ですか?

出展に関してまず必要になるのが、主催者側に支払う出展料金。展示の内容や会場の規模・ブースの広さ(小間数)によって大きく変動しますが、最少のブースエリア(1小間・約3m×3m程度)で25万~35万円程度が一般的な価格帯のようです。出展料金はブース確保のための費用に過ぎませんので、実際の出展にはこのほかにも様々な費用が必要です。ブース装飾のためのディスプレイ用品や来場者向け配布資料の印刷、ノベルティグッズの作成、外部スタッフの手配などなど、すぐに数百万規模に膨れ上がることも珍しくありません。
外部のイベント企画会社などに依頼する際は、何を・どこまでやってくれるのかを明確にした見積もりを取るようにしましょう。

ブース出展までの準備期間はどれくらい必要ですか

まず、会場の手配がまだなら、なるべく早くに着手しましょう。開催日の数か月前には募集を締め切るケースが大半ですから、出展を検討する際は締切日を忘れずに確認しておきましょう。
小規模な出展の場合でも、3~4か月前には企画立案・社内承認作業に入ります。次に、展示品やプレゼン資料、および配布用資料やノベルティ、展示パネルや装飾品などの制作は、遅くとも2か月前には着手しましょう。

費用や人員が豊富に確保されていることは極めてまれであり、大半の企業はひとりの担当者が通常業務も並行してイベント準備を進めています。限られた期間の中で最大限の成果を挙げるには、可能な限り外注(アウトソース)してしまうことも考えましょう。

各種手配

イベント会社には何を依頼すればいいですか

イベント会社の業務内容は多岐に渡り、各社によって得意分野が異なります。企画立案・コンサルタントまで携わる会社なら、出展検討の段階からの相談ももちろん可能で、ざっくりとした「やりたいこと」を伝えれば、そのゴールまでに必要な作業と費用を洗い出してくれます。初めての出展の際にはこうしたプロの意見を聞くこともおすすめです。
会社によってはディスプレイ作業やブース設営など一連の作業を一括で請け負ってくれるところもあります。こういった会社にお願いするれば、その後の実作業はかなり軽減されるでしょう。とはいえ、一括依頼はかかる費用が大きくなることも多いので、社内予算との兼ね合いも十分考慮しましょう。
また、印刷物やノベルティの制作、当日の運営スタッフなど、一部の作業だけを外部に委託することもできます。社内にある程度の出展ノウハウがある場合は、よりローコストの会社を探し出して利用するのも手です。ただし、依頼する会社が複数になる場合はそのハンドリングが思いのほか負担になる場合もありますので注意しましょう。
いずれにしても、より良い協力会社を選ぶためには複数の見積もりを取り寄せて検討することが大切です。

必要機材の手配もなるべくリーズナブルに収めたいのですが、可能ですか?

まずは展示・設営に必要な機材を洗い出してリスト化しましょう。その中でレンタルすべきものと自分達で購入すべきもの、より割安な代替品があるのかなどを確認します。機材の大きさや利用頻度を考えれば、レンタルした方が都合がよいこともあります。
機材手配をかける際には、価格の安さだけに捉われないよう気を付けましょう。「リーズナブル」だけを求めてあちこちに手配をかけた結果、送料が高くついてしまっては元も子もありません。また、多数の業者に依頼するとどうしても工程管理が煩雑になり、個々の状況把握が難しくなりますので費用対効果を考慮した手配を進めましょう。

すでにブース設営やコンパニオンなどの人員手配をイベント会社に依頼している場合は、機材や備品の手配が可能なのかも問い合わせてみましょう。長年のノウハウのあるイベント会社を通した方が、結果的に必要経費を抑えられることもあります。

社内スタッフが少なくて困ってます。外部スタッフにはどんなことが頼めますか?

出展するブースの規模によりますが、会場内でのアンケート回収やブース設営・準備など、ある程度の人員が必要な作業はアルバイトなどへの委託が可能です。ブース内をより華やかにしたいならイベントコンパニオンを手配するのもよいでしょう。エンターテインメント性の高いブースなら、マジシャンや大道芸などのパフォーマーを呼ぶと周囲の注目度が一気に高まります。

プレゼンテーションにプロの司会者などを起用することもありますが、これは必ずしも必須ではありません。昨今は進行の上手さや声の質よりも、社員の「生の声」が求められることも多いですから、プレゼンは場数を踏んだ営業サイドの社員に任せてしまってもよいのです。しかし、彼らにはブース内での名刺交換など来場者と直接コンタクトをとってほしい場合もありますので、展示目的をふまえて司会者の起用を検討しましょう。プロ司会者と、プレゼンは苦手だが長年現場に精通した社員とのトークセッションなどにしてしまえば、リアリティのある現場の声を来場者に届けることもできます。

搬入・設営

適切なブースエリア(広さ)の決め方は?

出展ブースの広さは、通常「小間」と呼ばれる単位で区分されます。1小間は約3m×3m程度の広さあり、広いブースを確保したい場合はこの「小間」単位で場所を確保します。

とにかく広いブースを抑えて、たくさんの来場者に来てもらいたい!という考え方もありますが、広い場所を確保するということは、それだけ出展費用もかさみます。またせっかく広いブースを確保しても、展示品が少なければスカスカの寂しい印象になってしまいますし、それをカバーするために過剰なディスプレイを行うと更に余計な費用がかかってしまいます。
予算が限られている場合は、思い切って展示品の数を絞り込むと必要なブースもディスプレイ費用も少なくて済み、より効率的に視線を集めることができる場合もあるのです。

また、会場全体における自社のブース配置も重要です。メインエントランスに近い配置なら、人通りも多く注目度は高いでしょう。しかし、人の出入りが激しくなるので展示内容をじっくり見てもらうのは難しいことが多いです。反対に、会場奥のブースならば混雑もさほどではないので、来場者はブース内をゆとりをもって見ることができるでしょう。ただし人通りが少ない分、展示会ならではの「にぎわい」が生まれにくいことを忘れてはいけません。こちらはより説得力のある展示内容が求められるでしょう。
広さありきではなく、展示物のサイズや数、そしてその長所を伝えるのに最適なブースの広さをよく検討しましょう。

来場者が訪れやすいレイアウトにするにはどうすればいいですか?

メインの展示物をブースの最奥に設置して通りから見えなくしてしまうと、来場者は奥まで足を運ばなければいけないことを億劫に感じてしまいます。通りから見て何を展示しているのかが一瞬で伝わるよう、できる限りオープンな展示を心がけましょう。加えて、ブースのどこからでも出入りできるような自由度の高い配置にすると、より気軽に来場者が訪れてくれることでしょう。

また、可能であれば備品管理用のバックヤードも設けておきましょう。余分な在庫などを納めておくこともできるので、ブース内を常に整頓した状態に保つことができます。限られたスペースをより削ることになりますが、それでも置く価値はあるといってよいでしょう。

来場者の注目を集めるディスプレイのポイントを知りたい

来場者は、限られた時間の中で効率的にブースを巡りたいと考えています。数あるブースの中から自社のブースに足を運んでもらうには、通りからでも「何を展示しているのか」が分かるようなディスプレイに仕上げることが重要です。そのためにも、なるべく取り扱う商品の現物展示を行いましょう。サイズによっては現物が置けない場合もありますが、それでも模型や一部のパーツだけでも設置可能か諦めずに検討します。やはりブース内に現物があるインパクトと説得力は、何物にも代えがたいものがあります。


無形のサービスなどを紹介する場合は、展示パネルが大切なツールになります。ついつい丁寧な説明文を載せたくなりますが、これは手間がかかる割に読みにくく、集客力はのぞめません。パネルに盛り込む文言は厳選し、インパクトのあるキャッチコピーを大きく載せましょう。まず目を引くキャッチで人を呼び込み、詳しい説明は配布資料やそれを手渡す営業スタッフが担当すれば、来場者とよりスムーズなコミュニケーションが可能になるはずです。

ただし、たくさんの人に来てほしいからといって、大声での呼び込みやブースからはみ出すようにノボリや装飾品を設置することはくれぐれも控えましょう。通行の妨げになったり、他ブースの迷惑にもなりかねません。多くの展示会場ではこういった行動は禁止しています。

ブースの設営には何を準備すればよいですか?

割り当てられたブースの広さと、会場全体におけるブースの位置を確認しましょう。あわせて、電源位置や音響設備などの会場内設備も把握しておきます。会場の設備によっては実現できないレイアウトやディスプレイもありますので、主催者側からアナウンスされた展示条件などは関係者全体で共有しておきましょう。

会場の特徴を理解した上で、集客力のあるレイアウトやディスプレイに仕上げるには、専門の知識が必要になることもあります。ブースの完成度は、企業イメージを左右することもありますので、ここはぜひともしっかりしたノウハウを持つイベント会社などの協力を検討したいところです。

レイアウトとディスプレイの方針が決まったら、必要な機材の手配をかけます。イベント会社によっては、機材手配も請け負ってくれるところがありますので、その際の費用感なども把握しておきましょう。

会場への機材運搬はどうすればいいですか?

会場への機材搬入やブース設営がいつから実施できるのかを確認しておきます。通常、展示会開催日の1~2日前から搬入OKになるところが多いようです。搬入や設営時は他の出展企業も一斉に作業に入りますので会場はかなり混乱します。滞りなく作業が進められるよう、スタッフの役割分担を明確にしておきます。また、開催期間が複数日ある展示会に出展する際は展示品をふくめ、貴重品の管理方法もよく検討しておきましょう。

開催当日の進行

当日の進行で気を付けるべきポイントは何ですか?

まず、当然のことですが主催者側から示された出展ルールは必ず厳守しましょう。
次に、展示会場のスタッフ全てに、社を代表してその場にいるのだという自覚を持たせましょう。これは自社の社員も外部のスタッフも同様です。スタッフのやる気のなさはブースの活気のなさに直結し、自社のイメージダウンにもつながりかねません。特に外部スタッフを起用する場合には注意が必要です。事前に運用マニュアルを用意し、仕事の内容はもちろん、来場者への対応もしっかりレクチャーしましょう。開場前に朝礼などを実施して、その日の数値目標や役割分担を確認したり、挨拶の練習などを行うのもおすすめです。

また、ブース内が無人にならないよう、スタッフの配置もよく考慮しましょう。限られたスタッフの中でやりくりするのは大変ですが、休憩時間なども考慮してシフトを組み、スタッフ全員でシフト表を共有しましょう。

たくさんの来場者に来てもらいたいのですが、どんな方法が効果的ですか?

メインの展示品やキャッチ―なコピーを記載したパネルを通りから見やすいように配置すると、来場者が気軽に足を向けやすくなるようです。また、タイムスケジュールを掲示して、プレゼンテーションやトークセッションの開始時刻をアナウンスしておくと、予定の時刻にまとまった来場者が見込めるでしょう。

ブース内に来場者が少ないと、積極的に呼び込みを行いたくなりますが、多くの場合大声を出しての集客行為などは禁止されています。周囲の迷惑にならないよう気を付けましょう。

来場者に「来て良かった!」と思ってもらうためのポイントが知りたい

来場者への説明は丁寧に行いましょう。来場者はそのまま将来の「見込み客」に繋がることもありますので、彼らの疑問・質問に的確に応えられる体制を整えておきます。ここは日の浅い外部スタッフでは対応しきれませんので、精通した営業担当社員にまかせたいところです。

来場者に配布する資料も工夫を凝らしましょう。汎用性の高いパンフレットだけでなく、扱う商品の最新情報や導入事例などを載せた鮮度の高い資料もあわせて用意しておくのもおすすめです。例えカラーコピーで用意した簡素な資料であっても、展示会場でしか手に入らない情報であれば、来場者はきっと「来て良かった」と思ってくれるでしょう。

終了後フォローアップ

展示会が終わった後にやるべきことはありますか?

展示会が無事終了して、ほっと一息つきたいところですが、引き続き来場者のフォローアップを進めましょう。ここをないがしろにしてしまうと、せっかく足を運んでくれた来場者(=見込み客)を新たな顧客につなげるきっかけを失いかねません。迅速に進めるためにも、展示会出展が決まった時点であらかじめ事後フォローの方法まで決めておきましょう。展示会終了後に検討するのでは遅すぎます。

まずはいただいた名刺やアンケート回答をリスト化し、営業用資料として活用できるよう整理します。その際、来場者の印象なども記録しておくとより有効な資料になるでしょう。ただし、作成したリストに一斉にお礼文をメール配信するだけでは適切なフォローとはいえません。定期的なメルマガ配信へ結び付けるなどして来場者の興味を持続させ、せっかく築いた接点が途切れないようにしましょう。特に有望な見込み客に対しては、次の面談の機会を得られるような積極的かつ丁寧な対応を心がけましょう。招待客を絞って開く商品デモンストレーションなどのコアなイベントも有効です。このように、見込み客の優先度の高さにあわせた柔軟なフォローを心がけましょう。

会場でいただいた名刺やアンケート用紙はどのように管理すればよいですか?

来場者の氏名や連絡先などを収集する際は、あらかじめその使用目的を明確にしておかなければなりません。通常、集めた個人情報は商品情報の案内などに使われますが、本来の目的以外で流用されることがないよう、十分に注意しましょう。収集した情報をデータ化し、限られた部門・人員だけにアクセス権限を与えて誰がデータにアクセスしたかもきちんと記録するなどして、責任もって管理することが非常に重要です。

万一、収集した個人情報の紛失や漏えいがあると信用問題に発展しかねませんので、取り扱いは慎重に行い、必要なくなった情報については速やかに破棄しておきましょう。

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