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展示会出展のための人員と物品運搬の手配

人員手配

展示会当日の運営スタッフを自社でまかなう場合は、事前にしっかり情報共有し、現場で混乱することがないようにします。他の部署に応援を頼む場合は直前の依頼は避け、十分な調整を行いましょう。

自社での人員調達が困難な場合は外部スタッフの手配を検討します。資料の配布やアンケート実施のためなら短期のアルバイトだけでも対応は可能です。

プレゼンテーションや質疑応答などを予定している場合は、プロの司会者に依頼するのもおすすめ。大勢の前で効果的なプレゼンや聴衆を引きつけるトークはお手のものです。

また、積極的に来場者を増やすために各種パフォーマーを手配するケースもあります。イベントコンパニオンはもちろん、大道芸人やマジシャンなどそのジャンルは実に多彩ですが、目先の面白さだけで判断せず、展示内容とマッチした演出を考えましょう。

展示会に必要な人員

ブースへ来場者を誘導する人

展示会出展を成功させるためには、一人でも多くの来場者を呼び込むことが必要不可欠です。そこで展示会当日は、誘導係を設置し、ブースの前を歩く来場者に声をかけ、自社ブースへの来場を促しましょう。

商品サービスを説明する人

来場者をブースに呼び込んだ後は、自社の商品サービスをアピールし、興味を持ってもらう必要があります。その際に、商品やサービスのプレゼンを行う人が必要になります。

来場者の呼び込みはアルバイトやコンパニオンでも対応できますが、展示品を説明する際には、商品サービスの深い知識が必要になるため、基本的には社員が行うべきです。

商談する人(営業)

来場者が展示品に強い関心を示した場合、営業担当者が直接商談の交渉を行いましょう。

展示会当日に商談を進め、契約を結ぶことは難しいですが、優先度の高い見込み顧客が現れた場合は、すぐに営業担当者がアフターフォローを行う必要があります。

名刺交換・アンケートを実施する人

見込み顧客の情報を獲得し、将来的な商談につなげるためにも、ブースに足を訪れたお客様と積極的に名刺交換を行い、アンケートも記入してもらいましょう。

宿泊施設、移動手段、食事の手配

開催地が遠方の場合、現地までの移動手段と宿泊施設の確保が必要です。団体旅行を得意とする旅行代理店に依頼するのが一般的ですが、移動手段のみ必要な場合は貸切バスでの移動もおすすめです。

展示会当日は休憩時間も取りづらく、また会場周辺に食事ができる店舗が少ないケースもあるので、スタッフの食事も必要に応じて手配をお忘れなく。

近頃はレストランなどが行うデリバリーサービスも増えましたし、ケータリングで扱う料理のレパートリーも豊富になってきました。スタッフのささやかな癒しでもある食事への配慮も気持ちの片隅にとどめておきましょう。

展示会場への搬入手配

搬入作業は展示会開催日の直前(1~2日前)に行うことがほとんどです。他の出展社も一斉に作業を開始しますので、現場は非常に込み合います。荷物の運搬に車を使用する場合、原則として運営者側に事前申請が必要ですので忘れずに手続きをすませておきます。

一般車両で運搬できないような大型の搬入物がある場合、別途搬入手段があるか、その際の搬入口の場所なども運営者側に確認しておきましょう。

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