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展示会場での注意事項

各展示会、出展にあたってのルールがあります。出展社マニュアル等を確認し、不明点があれば事務局に確認しましょう。イベント会社に任せている場合は、自分達のやりたいことがルール違反になっていないか、イベント会社と擦り合わせをしましょう。

展示会における一般的な注意事項を下記に記しましたので、参考にしてください。

撮影

写真撮影、動画撮影は、展示会によって禁止されている場合があります。特に、BtoB系のイベントの場合、撮影禁止が多いようです。特に撮影が必要な場合は、事前に事務局に確認をしておきましょう。
※自社ブース内の様子を撮影する場合は、ほとんど禁止されることはありません。

禁煙

現在、ほとんどの展示会場で、喫煙所を除き禁煙になっています。

飲食物の提供

自社ブースで、飲食物を提供する場合、保健所への事前申請が必要になりますので、注意が必要です。
※商談の際に、紙パックのお茶を出すなどは、問題ありません。

通路での活動の禁止

チラシを配ったり、勧誘したりする営業活動は、自社のブース内に限定されています。通路にでて、活動するのは
ルール違反になりますので、呼び込みの計画をたてる際は、気をつけましょう。看板や旗などが、通路にはみ出しているのもNGです。

過剰な耳目を集める行為の禁止

垂れ幕、のぼり、はっぴ、はちまきなどで、派手にバーゲンセールのような行為は、禁止されている場合が多いので、気をつけましょう。

途中棄権の禁止

お客さんが全然こないような場合、自社ブースに誰も残さずに、動き周りたくなりますが、これもルール違反です。ブースには、必ず誰かしらスタッフがいるように、シフトを調整しましょう。また、終わりの時間が近づいたからと言って、勝手に片付け始めるのもNGです。片付けは、展示会の終了アナウンスがあった後からにします。

知的財産権侵害の禁止

あたりまえですが、ブースの造作物等で、第三者の著作権などを侵害するのは禁止です。キャラクターや、図像などを利用する場合は、気をつけてください。

音量制限

BGMを流したり、デモンストレーションを行ったりする場合は、音量に気をつけましょう。展示会毎に、ルールが設定されますが、ブースの周りで70dbを超えるようだとNGでしょう。いずれにせよ、他の出展社に迷惑がかかるようであれば、音量数値がなんであれNGです。

事故防止

自社ブース内で、実演を行う場合、安全管理には細心の注意が必要です。イベント会社は、慣れていますので、実演内容を相談し、光量、粉塵、ガス、臭気、音量、振動、火災などに十分な対策をとるようにします。

防災

火気危険物の類いは持ち込み禁止です。持ち込みが必要な場合は、事務局への届け出や、消防署の許可が必要な場合もありますので、注意してください。流行のアロマやお香なども、火気を利用する場合は、通常、禁止されている場合が多いです。

盗難や事故

通常、会場には警備員が配置されますが、主催社側は盗難や破損に対し、一切の保証は行いません。自分達で、備える必要があります。搬出入時に、事故が起こることもままありますので、高価なものなどは予め損害保険に入っておくなどの対応が必要です。

現状回付

ブースの造作は、展示会終了後ただちに撤去する必要があります。イベント会社・造作会社に依頼している場合は、心配いりませんが、持ち込んだものはすべて搬出する必要があります。

※撤去しやすいように、造作をするのも、イベント会社の腕の見せ所です。
多くの場合、造作を行う大工さんは、イベント会社や造作会社の社員ではなく、工数で仕事を請け負っている形ですので、片付けに時間がかかるようだと、その分がコストに乗ってきます。

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