ブース設営.comトップ > イベント実務の基礎 > 展示会出展の事前準備

展示会出展の事前準備

展示会イベントへの出展準備は、ひとりの担当者が通常業務と並行して行うことが多く、とても忙しいです。いつ頃から出展準備を行えばいいのか、その大まかなスケジュールを把握しておくことで、出展準備をスムーズに進めることができます。

ブース設営を滞りなく進めるためには、少なくとも1年~半年前には準備に取り掛かっておきたいところです。そこで今回は、出展準備の大まかな流れとスケジュールを期間ごとにご紹介します。

12~6ヶ月前
  • 目的決め
  • 説明会参加
  • 出展申し込み
6~4ヶ月前
  • ターゲッティング
  • コンテンツ決め
  • 小間位置
  • 費用見積もり
  • ブース設営会社比較
  • 運営スタッフ確保
3ヶ月前
  • ブース施工会社決定
  • ブースデザイン決定
2ヶ月前
  • 制作物手配
  • 招待状作成
1ヶ月前
  • 招待状送付
  • 搬入・搬出
2~1週間前
  • プレスリリース
  • 当日の流れ最終確認
当日
  • 見込み顧客獲得
1~2週間後
  • お礼メール
  • 商談アポ取り
  • 資料送付

展示会・イベント12か月~6か月前

目的・出展内容を決める

まずは、どのような目的そしてコンセプトのもとで展示会に出展するのかを考えましょう。

目的やコンセプトによって、出展する展示会の種類や準備期間、そして予算が大きく変わるため、まずは何のために、どのようなブースを企画するのか、その目的とコンセプトをしっかりと明確にする必要があります。

説明会への参加

大きい展示会などでは、出展者向けに説明会が開催されます。展示会出展の目的とコンセプトが決まったら、その内容に合った展示会の説明会に足を運び、自社に適した展示会に申し込みましょう。

出展申し込み

展示会にもよりますが、だいたい1年前から半年前に出展の申し込みが始まるので、なるべく早い段階で申込みをしましょう。出展申し込みを行ったら、次にガイドブックを手に入れます。

展示会イベントは事務局への届け出が多いので、まずは各種届け出の〆切りを確認して、大まかなスケジュールを組みましょう。

6か月~4か月前

ターゲッティング

どのようなターゲットに向けてブースを設営するのか、その対象者をしっかりと明確にしましょう。

ターゲットが定まれば、ブースのコンセプトやコンテンツの作成、宣伝方法も決まるため、ターゲッティングは展示会ブースを設営するうえで非常に大切です。

コンテンツ決め

どのような内容のブースを出展するのか、その具体的なコンテンツを作成しましょう。

展示会ブースのコンテンツを決める際には、目的・コンセプト・ターゲットを包括的に考える必要があります。

ブース小間位置の決定

展示会によっても異なりますが、ブースの出展位置はくじ引きや、申し込みの早い順に決められることが多いみたいです。展示会会場のどこにブースを設置するかで、ブースのデザインは変わります。

来場者が会場内をどのように移動するのか、来場者の視点に立って、来場者の導線を考えながら、ブースの小間位置を決めることが非常に重要です。

費用の見積もり

展示会に出展する際には、会場の費用や、ブース設営の費用、また運営スタッフなどの人件費や、機材・備品の利用にかかるお金など様々な費用がかかります。

またブースへの来客者を増やすためには、事前に告知を行う必要もあるため、宣伝広告費などもかかります。

こうした展示会出展にかかる費用をすべて自分たちで見積もるのは難しいので、一度イベント企画運営会社に費用の見積もりを依頼しましょう。

ブース設営会社の比較

ブース設営をすべて自分たちで行うのは難しいので、ブースの企画立案からデザイン、運営までトータルでサポートしてくれるイベント企画運営会社にブースの設営を依頼しましょう。

費用も含めて1社だけではなく、複数の企業を比較し、自社に合った企業を選ぶことが大切です。

運営スタッフの確保

当日の運営を自社ですべて行うのか、それともイベント運営会社に依頼するのかは企業によって判断が分かれますが、どちらにせよシフト管理や当日の流れを決める必要があるため、早めに展示会スタッフの確保を行いましょう。

3か月前

ブース施工会社の決定

最終的にどのブース設営会社に、ブースデザインや運営を頼むのかを決定しましょう。

ブースデザインの決定

ターゲティングやコンテンツ、ブースの小間位置が決まったら、ブースのデザインを決めましょう。効果的なキャッチコピーの作成や、パネルデザインなどは、ブースへの集客率向上に欠かせません。

ブース設営会社と相談しながらブースデザインを形にしていきましょう。

2か月前

制作物の手配

展示会で使う販促チラシやパンフレット、アンケート用紙、ノベルティ、名刺等の手配準備を行いましょう。

招待状の作成

ブースへの来客者数を増やすため、事前に招待状を準備しておきましょう。

1か月前

招待状の送付

作成した招待状を、既存の取引先やメインのバイヤーに送付しましょう。

搬入・搬出の手配

最終的な展示物の搬入を、自分たちで行わなければいけない場合があります。特に展示品が大型の場合は別途輸送会社の手配を行いましょう。

2週間~1週間前

プレスリリース

自社のホームページやSNS、メディア等で出展のプレスリリースを出しましょう。招待状を送った取引先にももう一度営業担当者を通じて電話やメール等で展示会の案内を行いましょう。

展示会当日の流れの最終確認

当日のスタッフのポジションや動き、ブース内での来場者対応の流れなどの最終確認を行い、万全な準備で展示会当日を迎えましょう。

展示会・イベント当日

見込み顧客の獲得

展示会当日は、アンケートや名刺交換、バーコードなどで見込み顧客を集めましょう。

展示会出展を成功させるためには、集めた見込み客を、興味の度合いや、優先順位に応じて絞り込み、ターゲットによってアプローチ方法を変える必要があります。

展示会・イベント終了後1~2週間

お礼メールの送信・商談アポ取り・資料送付

まずはブースを訪れたすべての来場者にお礼のメールを送りましょう。そのうえで自社の商品やサービスに興味を示し、将来的な商談の可能性のある見込み顧客に対しては、営業担当者を通じて、直接電話や訪問を行い、商談を進めていきましょう。


頼れるプロが成功のカギ

ブース設営を滞りなく進めるためには、少なくとも半年前には準備に取り掛かっておきたいところ。しかし、専門の知識やノウハウもないまま展示会出展の準備を全て自分たちで行うのは大変です。

そんな時はぜひプロの手を借りることをおすすめします。「ブースデザイン」や「人員と物品運搬の手配」といったプロセスの一部だけでも任せてしまえば、負担はぐっと減るはずです。

また、企画の段階から相談できればより効果的な演出や展示方法を提案してもらえるはずです。

ブース設営.comなら、厳選されたイベント企画運営会社をまとめて一度に比較することができます。ぜひ活用してみてください。

探す
コンテンツ
特集
プロに聞くイベント成功への道
ページトップへ