まずは、どのような目的そしてコンセプトのもとでイベントを開催するのかを考えましょう。
イベントの目的やコンセプトによって、イベントの形態や準備期間、そして予算は大きく変わるため、まずは何のために、どのようなイベント企画するのか、その目的とコンセプトをしっかりと明確化する必要があります。
どのようなターゲットに向けたイベントを企画するのか、そのイベントの対象者をしっかりと明確にしましょう。ターゲットがしっかりと定まれば、イベントのコンセプトやコンテンツの作成、宣伝方法も決まるため、ターゲッティングはイベントを企画する上で非常に大切です。
イベントの目的やコンセプト、ターゲットが決まれば、あとはどのような内容のイベントを行うのか、その具体的なコンテンツを作成しましょう。
イベントを企画する際には、目的・コンセプト・ターゲット・コンテンツを包括的に考える必要があります。
イベントの開催時期や場所は、コンテンツやターゲットがある程度決まった段階で、早めに余裕をもって開催時期や場所を決めましょう。
例えば大学生向けの就職イベントを開催する場合、週末に都内の交通アクセスの良い場所に大きな会場を用意するなど、ターゲットやコンテンツに合わせた日時、場所の選定が必要になります。
イベントの目的と内容が決まったら、あとは以下を参考に、イベント開催日までの詳細の準備スケジュールやプラン、またイベント当日のプログラムなどを準備しましょう。
イベントを開催するには、開催会場の費用や、イベント運営スタッフなどの人件費、機材・備品の利用にかかるお金など様々な費用がかかります。
またイベントへの集客を増やすためには、イベントの告知を行う必要もあるため、宣伝広告費などもかかります。
上記の費用は、イベントを企画運営する上でかかる費用の一部です。初めてイベントを企画する場合、こうしたイベントにかかる費用を全て自分たちで見積もるのは大変です。
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イベントのコンテンツ、日時・場所が決定したら、イベントの宣伝・告知を行いましょう。いくら手の込んだイベントを企画しても、そのイベントの存在が知られていなければ、集客を見込むことはできません。
つまりイベントのターゲットに合わせて、テレビCMやラジオなどのマス広告、ポスターやチラシ、SNSなどを使い分け、イベント開催当日までにしっかりと宣伝・告知活動を行う必要があります。
頼れるプロが成功のカギ
イベントの企画や運営を滞りなく進めるためには、少なくとも半年前には準備に取り掛かっておきたいところ。しかし、専門の知識やノウハウもないままイベントの準備を全て自分たちで行うのは大変です。
そんな時はぜひプロの手を借りることをおすすめします。「人員と資材の手配」といったプロセスの一部だけでも任せてしまえば、負担はぐっと減るはずです。
また、企画の段階から相談できればより効果的な演出方法を提案してもらえるはずです。
